Me aventuro a apostar que casi sé, sin preguntar, que eres el interlocutor. Quien está detrás de la puerta, a punto de entrar, quien al otro lado del hilo telefónico espera localizar ávidamente a su interlocutor. Has llamado muchas veces a lo largo de este tiempo de mi estancia en centralita. Tantas que casi puedo verte, puedo intuir tu rostro, aunque llames desde el otro punto del planeta.
Estas son cosas que tiene la llamada ‘atención telefónica’ y ‘atención in situ de visitas’, dos ejes sobre los que se vertebra el oficio de recepcionista.
La experiencia demuestra que es fundamental en la ‘atención telefónica’ el uso de algunos elementos clave para lograr el éxito en la llamada. Como por ejemplo, la rapidez a la hora de descolgar el teléfono. Cuando se atiende la llamada es básico un buen saludo inicial, ya que éste debe invitar al diálogo. También es muy importante la proyección de una sonrisa y ser siempre cortés. Por supuesto, algo imprescindible es escuchar a nuestro interlocutor porque si no, lo podemos llegar a perder.
Eres el interlocutor que aguarda pacientemente el traspaso de la llamada. Cuando no hay respuesta o no recibes esa atención tan ‘vital’ te retiras hasta nuevo intento. Pero también eres el interlocutor que cuando no puede contactar a la primera, busca obtener de la recepcionista informaciones que no están a veces a nuestro alcance, bien por desconocimiento o bien por instrucciones recibidas previamente.
Es entonces cuando me siento un poco como Chus Lampreave, esa gran actriz que en esta secuencia se niega a dar más información.
Estas son cosas que a veces nos encontramos en la llamada ‘atención telefónica’, hay ocasiones en las debemos decir: “llama un poco más tarde” o “le dejo nota de tu llamada”. Siempre debemos dar a elegir al interlocutor.
Otras funciones básicas en recepción que completan mi día como recepcionista, son la realización de ‘megapuzzles’ para encajar salas y visitantes, la preparación de cafés, kits de bienvenida para las nuevas incorporaciones, como el control del material interno, entre algunas otras tareas.
Pero llega el viernes por la tarde. Más calmada ya la centralita. La voz del interlocutor y atención se apaga cuando yo me voy. Aunque siempre quedará ese correo electrónico permanente y, por supuesto, el contestador automático que estará en alerta como la recepcionista.
