Os relatórios de atividades têm ganho uma importância proeminente dentro das ferramentas da comunicação e posicionamento das empresas. Há cada vez mais empresas que, sem estarem obrigadas a fazê-lo, decidem elaborar um relatório de atividades, com o objetivo de comunicar de forma transparente com todos os seus stakeholders, não só a sua atividade anual, como também, a sua filosofia enquanto organização, a forma como gerem o seu negócio e, sobretudo, o seu compromisso com o desenvolvimento sustentável.
Assim, se antes existia uma grande diferença entre um relatório de atividades e um de sustentabilidade, hoje, a tendência é combinar aspetos de ambos os relatórios num único documento integrado, uma vez que a responsabilidade social corporativa está presente em todos os âmbitos do negócio, fruto de um compromisso responsável que se reflete na suas políticas laborais, económicas e ambientais.
Um compromisso de todos
Neste contexto, os desafios que as empresas enfrentam no momento de elaborar estes documentos são muitos. Um dos mais complicados será integrar todos os departamentos e equipas no projeto e recolher toda a informação e dados.
Para os profissionais que desenvolvem estes projetos, o desafio será desenhar uma estrutura de documento capaz de transmitir toda a informação de uma forma agradável e que desperte o interesse do leitor. Por sua vez, designers e criativos terão de fazer uso do seu talento para criarem um suporte visualmente atraente que convide à consulta e em que se destaquem todas as mensagens desejadas.
A eleição do suporte, a chave do êxito
A eleição do suporte também irá condicionar a memória futura. É necessário selecionar o formato mais eficaz, que impacte positivamente todos os destinatários selecionados. Não é igual enviar um relatório clássico, em papel, a enviar um em formato digital, que prima pela usabilidade e acessibilidade a partir de qualquer dispositivo, ou desenvolvê-lo num formato audiovisual muito mais versátil e adequado para a sua difusão nas redes sociais.
Estando convictos da decisão de elaborar um relatório de atividades, as chaves para o realizar com êxito são:
- A empresa precisa de estar completamente comprometida e convencida de que quer fazê-lo, porque assim facilitará os meios necessários para o levar a cabo.
- Manter uma relação fluida com os grupos de interesse para obter informação verdadeira sobre as suas necessidades e exigências.
- A transparência da empresa para fornecer todos os dados, tanto positivos como negativos.
- Uma boa estrutura e capacidade de síntese para facilitar a consulta.
- Um design ao serviço do conteúdo, que transmita a imagem de marca da empresa e que evidencie a sua identidade.
- Uma difusão eficaz, que chegue a todos os stakeholders. A utilização da Internet e das redes sociais é a chave para difundi-lo.
É evidente que a publicação de um relatório de atividades oferece muitas vantagens. As empresas já se deram conta de que gerir um negócio de forma responsável pode converter-se numa vantagem competitiva, que oferece um valor acrescentado à empresa. O relatório de atividades confere-lhe maior credibilidade, prestígio e autoridade, aspetos que se convertem em benefícios internos e externos. Comunicar de forma eficiente quem somos, o que fazemos e como fazemos é a missão dos relatórios de atividades.
