6 sugerencias de Peter Diamandis para enviar correos efectivos, que trasladen el mensaje y no desperdicien el tiempo de otros.
En el mundo existen más de 435.000 millones de cuentas que pertenecen a 259.000 millones de usuarios de correo electrónico.
Enviamos más de 100.000 millones de correos electrónicos todos los días, ¡esto significa que enviamos 1,1 millones de correos por segundo!
Nuestras bandejas de entrada frecuentemente están llenas y los correos que recibimos suelen ser muy largos o están tan mal escritos que nos toma dos o tres lecturas llegarlos a entender. Esto resulta en que pasemos por alto información que podría habernos servido o en que dediquemos mucho más tiempo del necesario a esta tarea. ¿Cómo podemos evitar nosotros estas malas prácticas? ¿Cómo podemos enviar correos efectivos, que trasladen el mensaje y no desperdicien el tiempo de otros? Como empresa, esta destreza puede impulsar nuestra capacidad para adquirir clientes, atraer colaboradores y generar goodwill.
Para lograr este cometido el emprendedor y autor de los best sellers “Abundance” y “BOLD”, Peter Diamandis, nos ofrece 6 sugerencias:
1. Mantenlo en tres líneas o menos
“Yo no leo correos de más de tres líneas”, indica Diamandis, “no tengo el tiempo para hacerlo”.
Ningún correo debe ser más largo que esto. Si no podemos comunicar nuestro mensaje en tres líneas o menos, entonces no debería ser un correo electrónico, sino una solicitud para mantener una reunión o una llamada.
2. Haz la línea de “asunto” de tu correo: única, significativa y fácil de buscar
Según Diamandis, el asunto del correo es la parte más importante (o una de ellas) y, aunque no se le presta mucha atención, muchos cometen errores al escribirlo. El autor afirma que el asunto debe ser único y cautivador, como si se tratase del titular de una noticia. Debe capturar la atención, despertar el interés y hacer que el otro quiera abrir tu correo.
Añade que el asunto debe también ser significativo, el otro debe poder entender lo que queremos a partir del asunto.
Por último, Peter cree que el asunto debe ser fácil de buscar. “Ya es difícil buscar correos a través de un teléfono móvil, por lo que nuestro receptor necesita poder recordar palabras clave del asunto fácilmente para poder encontrarlo con rapidez. Si no es así, nuestro correo quedará perdido entre otros miles”.
3. Utiliza un formato que sea fácil de leer
Más de la mitad de los correos electrónicos en el mundo se abren a través de un teléfono. “Parece algo intuitivo, pero muchas veces recibimos correos con el tamaño de letra en 9 y se vuelve difícil leerlo en un dispositivo móvil”, señala Diamandis. “Si nuestro contenido es difícil de leer, esto probablemente significa que no será leído”, continúa. De acuerdo con el emprendedor, debemos mantener a nuestro público objetivo en mente y asumir que leerán el correo en su teléfono o en sus smartwatches. Mantener el tamaño de letra en 12 y la tipografía en un sans serif como Arial es lo recomendado. Podemos utilizar negrita o subrayado para destacar lo más importante. El espaciado también ayuda, lo más relevante debe ser protagonista de su propia línea.
4. Escribe la acción deseada en la primera línea
“Los ejecutivos ocupados quieren ver un correo una sola vez y tomar acción: responder, reenviar o borrar”, resalta Peter. Necesitan saber qué necesitas en la primera línea, el contexto puede venir después. “Puede ser algo tan sencillo como “para tu información”, “¿tienes tiempo para una llamada de 10 minutos?” o “¿puedes firmar el documento adjunto?”, dice.
Además, debemos ser muy específicos en nuestra solicitud. En lugar de: ¿puedes reunirte conmigo algún día de la próxima semana?, podemos concretar: ¿puedes reunirte conmigo el miércoles a las 10 a.m. en nuestras oficinas? O bien plantear opciones de horario y lugar. Esto ahorrará un intercambio de correos a lo largo del día.
5. Pide lo que necesitas de forma tan sencilla que sea difícil para tu receptor decirte que no
Nuestro correo debe tener una sola solicitud sencilla y específica.
• ¿Tienes tiempo para una llamada de 5 minutos este jueves?
• Por favor revisa y firma este documento.
• ¿Me puede presentar a XYZ persona?
“Nuestro receptor debe ser capaz de respondernos con una sola palabra, (idealmente «sí» o «no») o reenviarlo a la persona correcta”, nos recuerda el aclamado autor.
“Si necesitamos una respuesta en detalle o necesitamos solicitar una reunión de tres horas, lo mejor es no preguntar a través de correo electrónico. Los correos no son sustitutos de las llamadas telefónicas.” Según Diamandis, la situación ideal para realizar una solicitud especial es un cara a cara, la opción dos es una llamada y la opción tres es un correo.
6. Si algo es realmente urgente, no mandes un correo, llama o envía un mensaje de texto
Finalmente el emprendedor nos recuerda algo que muchas veces no nos detenemos a pensar: un correo no es la forma más rápida de obtener una respuesta, es aconsejable utilizar otra vía.
Todo lo anterior, nos sugiere Diamandis para tener éxito en nuestra comunicación electrónica, pues el correo sigue siendo un canal preferido de empresarios alrededor del mundo.
