Eventos que comunican: cómo superar el efecto “canapé”


Conferencias, presentaciones, congresos…, un gran número de actos que suponen horas de trabajo, esfuerzo e inversión de las que a veces los asistentes sólo recuerdan el sabor de las gambas.

En estos últimos años en ATREVIA, hemos asistido a una actitud más abierta a la hora de contemplar propuestas innovadoras y arriesgadas, en fondo y forma, con el fin de aplicar estrategias y tácticas para impactar en nuestros públicos. Para nosotros un evento no es sólo una fiesta, un encuentro o una celebración; es un momento único para llamar a la acción, para impulsar un cambio inicial en actitudes o comportamientos, para generar un efecto recuerdo positivo en la memoria de nuestro público.

Recurrir a modelos establecidos (apertura, desarrollo y cierre) es técnicamente correcto, pero no siempre es lo más eficaz, más aún si lo que buscamos es sorprender, cautivar y por supuesto, COMUNICAR. Y escribimos con mayúsculas porque así entendemos los eventos: actos puros de comunicación, donde cada detalle cuenta, donde articulamos un relato que vamos poco a poco desgranando en un espacio y contexto que lo refuerza, donde todas las piezas están unidas bajo un hilo conductor.

Empecemos por el objetivo: ¿para qué celebrar un evento?, ¿qué es lo que quiero que mi público haga?, ¿qué es lo que quiero conseguir? Quizás son preguntas obvias, pero conviene recordar que celebrar un acto no siempre nos garantiza nuestro objetivo final. En ocasiones debemos implantar acciones complementarias con el fin de asegurarnos la consecución de nuestros objetivos.

Continuemos con el desarrollo: ¿qué secuencia y guión voy a seguir? Ya no cabe duda de que la improvisación es mala compañera en los viajes de los eventos, dicho esto, un guión armado bajo un concepto creativo que permita elaborar un hilo conductor, será siempre la mejor opción para dotar de sentido a todos los elementos que intervienen tanto en forma como en contenido.  Las piezas audiovisuales, la iluminación, la disposición del escenario y por supuesto la preparación de las ponencias, harán que todo guarde relación y nuestro público pueda seguir con mayor facilidad el acto. El concepto creativo, el “paraguas” que traza la disposición de las piezas, nos marcará el camino para integrar los elementos.

Vayamos al cierre: ¿cómo hacer esa llamada a la acción?, ¿cómo  recuperar a veces la atención perdida?, ¿qué es lo que quiero que mi público haga? Recurrir a los efectos especiales es una opción, pero el confeti y los redobles de tambores no siempre significan realizar un buen cierre. Muchas veces dejamos lo mejor para el final, pero…, ¿y si la gente se marcha? El cierre debe estar tan cuidado como el inicio del evento y dar en este momento el protagonismo al público puede ser una buena opción.

Como veis este planteamiento es sencillo porque a veces basta con desarrollar un poco de empatía y saber lo que nuestros públicos esperan encontrar en el evento. Cubriendo sus expectativas podremos superar entonces el “efecto canapé”.


Elena de la Mata

Estudié Ciencias de la Información en la Universidad Complutense, rama periodismo, y soy técnico en protocolo por la Cámara de Comercio de Madrid. Estoy en ATREVIA desde 1999, primero asumiendo la dirección del área de formación durante más de 6 años y más recientemente el área de marketing durante tres años. Ahora soy responsable de eventos.

1 Comment

  1. Mariana Noriega Reply

    Muchas gracias por este artículo, estoy totalmente de acuerdo y creo sinceramente que hoy en día hay organizadores que solo toman en cuenta un schedule y prestan atención a cumplir con los horarios, sobre todas las cosas.

    Lo de hacer un outline o como dices una conversación que tenga hilo conductor me prece muy interesante! Lo probaré muy pronto y te doy feedback.

    Un saludo!

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