Ana escribe en Madrid el nombre de la empresa en la que trabaja junto, en mayúscula y en negrita. Luis, su compañero de la sede mexicana, lo hace separado, en minúscula y sin negrita. Ana contacta por email con los proveedores tuteándoles, mientras que Luis siempre les trata de usted. Esta situación, que se produce en multitud de organizaciones, sobre todo en aquellas con dispersión geográfica en el país o que se han lanzado a la aventura de la internacionalización, puede poner en riesgo que la percepción de la marca sea la misma en cualquier lugar.
Sin duda, a la empresa de Ana y Luis le conviene poner en práctica un manual de estilo en el que unificar los criterios de escritura de sus textos y el tono del mensaje. El objetivo no es otro que otorgar una misma imagen corporativa a todos los escritos de la compañía. Y es que gracias a esta herramienta, lograremos transmitir el mensaje correcto y otorgarle el valor añadido de ser coherente y uniforme, es decir, reforzar la imagen de marca. Unas palabras bien elegidas, con buena expresión y un formato unificado captarán la atención de nuestro interlocutor y le inspirarán confianza, al mismo tiempo que conformarán nuestra identidad y nos ayudarán a crear reputación y a crecer.
El manual de estilo, en función de la empresa y de sus necesidades, puede reflejar múltiples contenidos pero siempre debe contener unos básicos que son:
- Nuestras letras. Definir nuestra tipografía así como aspectos como el tamaño de letra o el interlineado que utilizaremos en nuestros escritos (¿utilizaremos arial o times? ¿Los titulares se escribirán a cuerpo 12 o 14?). Y porque todos somos uno en la empresa, no hay que olvidar un apartado referente a la unificación de recursos tipográficos. Es decir, cuándo utilizar comillas, negrita, cursiva (¿escribiremos los tecnicismos en cursiva o con comillas?) o subrayado, entre otros. Todo ello contribuye a cohesionar nuestra imagen y a otorgarle entidad.
- Siempre según la RAE. En el manual recordaremos también aquellas normas ortográficas que nos suelen provocar más dudas con el fin de no cometer errores. ¡Con una sola falta en uno de nuestros textos corporativos podemos provocar muy mala impresión en aquel que nos lea!
- Con corrección. Destacaremos cómo utilizar correctamente las mayúsculas y la puntuación, además de dejar claro cómo escribir fechas (¿en letra o en número?), numeraciones o los cargos de nuestra empresa (¿presidente en mayúscula o en minúscula?).
- Según el canal. Orientaremos sobre la forma más adecuada de escribir según el canal que estemos utilizando: email, carta, nota de prensa o publicación interna, entre otros.
- Aciertos y errores. Aportaremos recomendaciones básicas para escribir correctamente así como errores a evitar en nuestros escritos, como las redundancias o las dobles negaciones.
- Técnicas eficaces: Si incluimos en nuestro manual el uso de algunas técnicas de redacción ayudarán a estructurar el mensaje y que este llegue de una forma más clara a nuestros interlocutores.
¿Cómo nos dirigimos a nuestros públicos?
Cada vez son más las empresas que añaden en su manual el tono de la comunicación según el público al que se dirigen. Clientes, proveedores, autoridades, sociedad en general y empleados son algunos de estos públicos con los que se establecen vínculos que se materializan en forma de cartas, correos electrónicos o notas de prensa y para los que no debemos dirigirnos a ellos de la misma manera. Escribir de manera formal o informal, con tecnicismos o sin ellos, tratar de usted o no son sólo algunos de los aspectos que debemos recoger en el manual de estilo.
En definitiva, los escritos de tu empresa y la forma en la que te diriges a tus grupos de interés hablan de ti y, por ello, deben seguir unos criterios que proyecten una imagen coherente y rigurosa de la misma que ayude a crear cultura de empresa. Toda una ventaja competitiva.
