En cualquier puesto de trabajo es necesario realizar varias tareas al día, eso algo obvio, pero muchas veces el tiempo se nos escapa. Puede que sea porque nos entretenemos por motivos personales o realizando varias tareas que luego nunca se llegan a acabar. Drew Benvie nos muestra en su blog, algunos consejos para optimizar el tiempo, sobre todo cuando se trabaja en comunicación.
Una de las herramientas que hay que controlar es el correo electrónico. Normalmente siempre lo tenemos abierto durante nuestra jornada de trabajo y aunque es una herramienta importante y necesaria para nuestro trabajo en muchas ocasiones puede distraernos. Sobre todo si también la utilizamos para comunicarnos con nuestros amigos o familiares. Drew Benvie adjunta un link a emailcharter.org donde se muestran 10 consejos para optimizar el uso de esta herramienta. Estos consejos se pueden resumir en ser claro a la hora de redactar correos electrónicos, así se evita que el receptor también pierda tiempo.
Pero para que estos consejos funcionen también hay que tener cierta disciplina de vida en el trabajo que evite las distracciones y equivocaciones. En un artículo de Harvard Business Review nos facilitan tres simples consejos que pueden ayudar a centrarnos en aquello que nos hemos propuesto realizar. Estas recomendaciones no solo sirven para la vida profesional, pueden aplicarse al día a día. Peter Bregman es quien ha redactado este artículo. Recomienda que se identifiquen cinco objetivos que ocupen el 95% de nuestro tiempo. Debe dejarse un 5% en el que se reserve el tiempo para otras actividades no primordiales, pero éstas no deben ocupar más del 5% del tiempo.
Además Benvie recomienda una página llamada Zendone que ayuda a organizar tareas vía web. Se trata de un servicio que une las listas de tareas al calendario, muy similar a Evernote.
Para empezar a aplicar a estos consejos, lo más sencillo es empezar por el correo electrónico. Hay que perder el miedo a parecer seco en los emails y tener en cuenta que facilitaremos la respuesta al receptor, y si él contesta de la misma forma, nos lo hará más sencillo a nosotros. En cuanto a la organización de nuestro tiempo en tareas y objetivo primordiales, en el artículo de Harvard se recomienda expresar estos objetivos en voz alta y a otro interlocutor, así nos reafirmaremos en ellos.
Imagen: Burguer Baroness
